Een congres. Wanneer je je bevindt in de bedrijfswereld, hoor je het steeds vaker. Wellicht worden jij en je collega’s er geregeld voor uitgenodigd. Maar wat is een congres nu eigenlijk? Wat kun je ermee bereiken? En als je als organisatie hebt besloten om een congres te gaan houden, waar moet je dan rekening mee houden?

 

Wat is een congres?

Een congres is een (vaak) grootschalige zakelijke bijeenkomst. Bij het evenement staat een bepaald bedrijf, thema, tak of branche centraal. Het doel ervan is om ideeën te communiceren en uit te wisselen. Wat zijn gezamenlijke gedachten en inzichten?

 

Waarom organiseer je een congres?

Het doel van de organisatie van een dergelijk evenement is om ideeën en gedachten uit te wisselen, zoals hierboven was aangegeven. Wanneer je een congres organiseert, is je doel dus waarschijnlijk om verbinding te zoeken met/tussen partners, klanten en/of branchegenoten. Dit definieer je dus als je doelgroep. Een manier is bijvoorbeeld om een stelling in te brengen en zodanig te kijken welke ideeën of oplossingen er zijn voor het onderwerp. Ook worden er congressen georganiseerd om betrokkenheid te creëeren.

 

Waar moet je tijdens de planning en organisatie rekening mee houden?

Wanneer je als bedrijf of instelling hebt besloten dat je een congres wilt organiseren, is de vervolgstap om na te gaan denken wie je hiervoor wilt uitnodigen. Wie is je doelgroep? Wat is het budget en hoe ga je om met kosten? Doe je de organisatie zelf of geef je dit uit handen? Ook is de locatie van belang. Hier richt je namelijk je evenement grotendeels op in. Wellicht heb je binnen je bedrijf voldoende ruimte en anders moet je op zoek naar een congrescentrum.

 

Er zijn in Nederland (ook in het buitenland) vele mogelijkheden voor een locatie voor een congres. Afhankelijk van je inschatting van de hoeveelheid mensen die op je congres af kunnen komen is het van belang om een geschikte locatie te kiezen. Hierbij kan het handig zijn om de catering ook door deze partij uit te laten voeren.

 

Kortom, er zijn een aantal zaken waar je goed over na moet denken en rekening mee moet houden. Het begint in ieder geval allemaal met je doel en doelgroep. Laatste tip. Wellicht een leuk idee om de bezoekers een aandenken mee te geven aan het einde. Er zijn genoeg leuke promotieartikelen die je kunt personaliseren voor jouw bedrijf. Veel succes!